Quante volte ti sei reso conto che, nella comunicazione, non conta tanto ciò che dici ma come lo dici?

Magari hai perfino avuto discussioni col tuo partner perché “hai usato quel tono”, ma alla fine eri solo un po’ stanco, un po’ sovrappensiero, un po’ nervoso… A volte basta una semplice spiegazione, a volte invece è più difficile convincere l’interlocutore che volevi dire qualcos’altro.

Ti sarai quindi reso conto che è molto facile far passare un messaggio totalmente diverso da quello che intendevi.

Questo fraintendimento avviene anche con la parola scritta, non solo nel parlato. E quando passa il messaggio sbagliato per via scritta, non hai molte possibilità di correggerti e spiegare cosa volevi dire in realtà.

Ecco perché sviluppare con attenzione il tono di voce del tuo brand ti aiuterà a comunicare con più chiarezza il tuo messaggio e, di conseguenza, a raggiungere i tuoi obiettivi.

A cosa serve il tono di voce di un brand

Definire il tono di voce del tuo brand è un passaggio importante per identificare chi sei e per distinguerti da tutti gli altri.

I clienti o potenziali clienti ti riconosceranno per vari aspetti, dal prodotto che offri alla fascia di prezzo all’area geografica in cui operi ecc. ecc… ma questi sono aspetti che possono anche cambiare nel tempo.

Puoi, ad esempio, decidere di iniziare a vendere nuovi prodotti, aumentare o diminuire i prezzi, espandere il tuo business in altre zone d’Italia o del mondo. Ma una cosa rimarrà sempre invariata. Indovina qual è? Esatto, il tono di voce del tuo brand.

Il tono di voce è una caratteristica immutabile del tuo brand, definisce chi sei, a chi ti rivolgi, in che modo lavori, quali sono i tuoi valori e cosa hai da offrire al cliente. È ciò che ti rende distinguibile sempre e in qualsiasi situazione.

Quali sono le caratteristiche del tono di voce?

Il tono di voce consiste in tre caratteristiche che io chiamo sistema VRS del tono di voce di un brand:

V = un certo Vocabolario – che tipo di lessico usi per esprimerti? Gergo tecnico, parole semplici e quotidiane, termini aulici e ricercati?
R = un certo Ritmo – frasi brevi stile soggetto-verbo-complemento-punto, oppure ricche di subordinate? Punteggiatura frequente o più rada?
S = una certa Sintassi – in che modo costruisci la struttura delle tue frasi? Qual è l’ordine delle parole che preferisci utilizzare?

A tutto questo si aggiungono particolari locuzioni che ti piace usare, modi di dire, termini dialettali o regionali, insomma, espressioni che usi tu e soltanto tu.

Sviluppa il tono di voce del tuo brand – Step 1: conosci il tuo target

Per sviluppare un tono di voce che sia apprezzato dal tuo pubblico target, e che ti permetta di raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato, prima di tutto devi conoscere alla perfezione chi è il tuo cliente ideale.

Analizza con molta cura il tuo target, raccogli più informazioni possibili su di esso: fascia di età, livello di istruzione, tipo di occupazione, area geografica di provenienza, sistema di valori in cui crede…

Come vedi, non ho parlato di identificare i loro “interessi”, in realtà è una ricerca molto più approfondita. Gli interessi sono importanti fino a un certo punto. Ciò che conta sono le loro esigenze più profonde.

Di cosa hanno bisogno per sentirsti appagati? In che modo raggiungono soddisfazione nella loro vita quotidiana? Cosa li rende felici? In cosa credono?

Più dettagli del tuo target riuscirai a definire, più facilmente riuscirai a comunicare con i tuoi potenziali clienti in modo efficace.

Scopri anche quali sono i mezzi di comunicazione che preferiscono e quali social frequentano maggiormente. Ad esempio, un pubblico più giovane preferirà senza dubbio Instagram e TikTok. Qual è la caratteristica di queste piattaforme? Comunicazione veloce e diretta. Dritti al punto. E così dovrà essere anche il tuo stile, se vuoi conquistarli.

Osserva anche in che modo comunicano fra di loro. Leggi i commenti nei gruppi Facebook, o le discussioni sui forum, e scopri qual è il loro sistema VRS intrinseco.

Avvicinando il tuo stile di comunicazione alle caratteristiche del loro linguaggio, sarà più facile farti capire e trasmettere il tuo messaggio.

Adattarti al loro stile ti permetterà anche si stabilire un rapporto di empatia col tuo target, riuscirai a creare un legame e a stabilire una certa vicinanza con loro. Ricordati che sono persone, e non numeri anonimi.

Le persone vogliono questo, vogliono che si rivolga a loro come individui e non come massa indefinita di consumatori. Crea il legame empatico e non ti abbandoneranno mai.

Sviluppa il tono di voce del tuo brand – Step 2: definisci i tuoi valori

Abbiamo parlato di empatia, ma non riuscirai a stabilire questo rapporto solo utilizzando uno stile comunicativo vicino al tuo target.

Per creare una vicinanza “reale” (che poi sarebbe virtuale, ma lasciamo perdere…) è importante che il lettore percepisca che tu e lui siete simili, condividete qualcosa di importante.

Identifica i valori più importanti in cui credi e che vuoi trasmettere ai tuoi clienti, così potrai comunicare il tuo messaggio con efficacia ma anche dare forma alla clientela di cui vuoi circondarti.

Per individuare i core values del tuo brand, chiediti prima di tutto perché hai deciso di avviare questa attività (naturalmente, cerca di andare un po’ oltre il semplice “per fare soldi”…).

Osserva inoltre tutte le caratteristiche che ti contraddistinguono e individua quella che ti rende veramente unico.

Parti da queste analisi per sviluppare la tua Mission Statement, cioè la frase che esprime qual è la ragion d’essere della tua azienda. Essa deve dichiarare chi sei, a chi ti rivolgi e in che modo aiuterai le persone.

Sviluppa il tono di voce del tuo brand – Step 3: identifica le caratteristiche della tua comunicazione

Adesso che hai ben chiaro cosa vuoi comunicare, a chi e in che modo, è il momento di passare alla pratica e definire con chiarezza come sviluppare il tono di voce del tuo brand.

Riprendo un interessante schema sviluppato dal Nielsen Norman Group, che ti aiuterà a definire le caratteristiche della tua comunicazione.

Il modello rappresenta le quattro dimensioni del tono di voce:

divertente / serio: tono spiritoso, buffo, scherzoso oppure tono grave, responsabile, preciso;
formale / informale: cortese, rispettoso, chiaro oppure leggero, confidenziale, amichevole;
rispettoso / irriverente: educato, corretto oppure insolente, sfacciato, impertinente;
appassionato / concreto: passionale, caloroso, impetuoso oppure realistico, pratico.

Non pensare a queste distinzioni come una scelta obbligata fra l’una o l’altra opzione. Ci possono essere, infatti, diverse sfumature e diversi livelli di ciascuna caratteristica. Sarai tu a decidere, ad esempio, quanto il tuo messaggio dovrà essere divertente o serio, non per forza deve essere del tutto divertente o del tutto serio.

Ecco un riepilogo delle quattro dimensioni del tono di voce di un brand. Clicca sul pulsante Avanti per vedere tutte le slide! 👇

Sviluppa il tono di voce del tuo brand – Step 4: crea le linee guida per la tua comunicazione

Il prossimo passo è quello che ti permetterà di scrivere i tuoi testi sempre in linea col tuo tono di voce. Ora ti aiuterò a sviluppare delle linee guida da tenere sempre a portata di mano ogni volta che ci sarà da produrre materiale.

Crea un documento che prima di tutto riepiloghi tutto ciò che abbiamo visto finora: la descrizione del target, i tuoi core values, la tua mission statement e le dimensioni del tuo tono di voce.

Passa poi a definire i dettagli dello stile di scrittura, e quindi a sviluppare il tuo sistema VRS, di cui ti ho parlato all’inzio dell’articolo:

Vocabolario

Espressioni colloquiali: il tuo vocabolario può includere termini colloquiali o dialettali, espressioni tipiche dei più giovani, parolacce? E in quale quantità? Sono concesse/vietate in casi particolari?
Gergo tecnico: qual è il livello di conoscenza dell’argomento da parte di chi legge? Usare termini tecnici può essere d’aiuto per esprimerti con più chiarezza o può creare solo confusione?
Pronomi: rivolgendoti a chi legge, userai il tu o il voi? Parlando di te o del tuo brand, userai il pronome io oppure noi? Come esprimerai il genere del lettore? Userai il maschile generalizzato oppure farai attenzione a parlare sia al maschile che al femminile?

Ritmo

Qual è la struttura tipica delle tue frasi? Lunghe, complesse e ricche di subordinate oppure brevi e dirette? Usi un gran numero di aggettivi? E di congiunzioni?
Come usi la punteggiatura? Usi frasi brevi separate dal punto, oppure frasi più lunghe separate da virgole? Aggiungi la virgola ad ogni subordinata e ogni inciso, per dare più respiro, oppure preferisci usarla raramente e lasciare che le frasi scorrano libere fino alla fine?

Sintassi

L’ordine delle parole nel tuo testo è prevedibile e lineare (soggetto-verbo-complemento) oppure tendi ad anticipare o posticipare alcuni elementi, per dare maggiore enfasi a determinati concetti?
Quanto intendi attenerti alle regole grammaticali? Ti concedi qualche sgarro per dare un tono più informale, oppure vuoi essere sempre molto preciso? Ci sono dei casi particolari in cui la regola può essere ignorata?

Rispondi a tutte queste domande e aggiungi tutte le altre informazioni che ritieni utili per definire il tono di voce del tuo brand.

Per esempio, se preferisci usare la forma verbale attiva o passiva, se hai un modo di dire preferito, e altri dettagli di questo genere.

Ti consiglio di rivedere queste linee guida periodicamente, in particolare quando ci sono dei cambiamenti più o meno importanti a livello aziendale, di marketing, di prodotto o di target.

Per concludere

Elaborare delle linee guida che ti aiutano a definire il tono di voce del tuo brand ti permetterà di comunicare in modo efficace in ogni situazione e avere più garanzie che il messaggio che vuoi trasmettere venga ricevuto chiaramente.

Grazie ad un tono di voce ben definito, potrai creare una chiara immagine aziendale e avvicinarti a lettori e clienti, instaurando anche un rapporto di empatia.

E io come posso aiutarti in tutto ciò?
Se deciderai di affidare a me la scrittura dei testi del tuo blog, e hai creato le linee guida per il tuo tono di voce, il risultato sarà molto migliore, perché saprò esattamente come vuoi comunicare il tuo messaggio.

Dai un’occhiata ai piani che ho creato apposta per te, puoi scegliere quello che preferisci, ma prima prenota una chiamata e parliamone!

Come definire il tono di voce del tuo brand